Яким чином ФОП здійснюють видачу готівки на відрядження або під звіт працівникам?
Статтею 51 Цивільного кодексу України визначено, що до підприємницької діяльності
фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку
діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті
відносин.
Відповідно до п. 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній
валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29
грудня 2017 року № 148 із змінами та доповненнями (далі – Положення № 148), видача
готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення №
148) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і
головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів
додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
Водночас абзацом четвертим п. 39 розд. IV Положення № 148 передбачено, що
фізичні особи – підприємці касової книги не ведуть.
Пунктом 11 розд. ІІ Положення № 148 передбачено, що оприбуткування та облік
фізичними особами – підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку
доходів і витрат у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у
порядку, визначеному Податковим кодексом України (далі – ПКУ).
Пунктом 177.10 ст. 177 ПКУ визначено, що фізичні особи – підприємці зобов’язані
вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару.
Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі
через електронний кабінет.
Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами –
підприємцями на загальній системі оподаткування, та Порядок ведення типової форми, за
якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами – підприємцями і фізичними
особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджені наказом Міністерства
фінансів України від 13.05.2021 № 261.
Згідно з абзацом першим п. 296.1 ст. 296 ПКУ фізичні особи – підприємці – платники
єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є
платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного
відображення отриманих доходів.
Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами –
підприємцями – платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на
додану вартість, та порядок її ведення затверджені наказом Міністерства фінансів України
від 30.11.2022 № 405 зі змінами та доповненнями.
Згідно з частиною другою ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV
«Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» із змінами та доповненнями
(далі – Закон № 996) первинні документи можуть бути складені у паперовій або в
електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються
Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і
правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала
участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним
забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському
обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням
вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у
бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні
документи та електронний документообіг.
Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подання Звіту
про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі –
Звіт), встановлено нормами п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та пп.
19, 20 розд. ІІ Положення № 148.
Звіт складається та подається за формою, затвердженою наказом Міністерства
фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання
коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його
складання», у строки, визначені п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у
паперовій або електронній формі (п.п. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
Звіт подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або
електронній формі, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення
про відшкодування вартості витрат (п. 17 розд. І Інструкції про службові відрядження в
межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від
13.03.1998 № 59 із змінами та доповненнями).
Враховуючи викладене, фізичним особам – підприємцям при здійсненні видачі
готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи,
дотримуючись вимог частини другої ст. 9 Закону № 996.
Сектор інформаційної взаємодії
Головного управління ДПС у Тернопільській області
